会議の目的を一文で書く
『Jordanと近況を話す』は目的ではありません。『Jordanのチームでシンガポール展開がまだ優先かを確認し、運用担当者の紹介が役立つか決める』のように書くと、会話を台本にせず準備の方向が生まれます。
関係の文脈を短く復元する
出会った場所、最後の実質的な会話、今日の会話に影響する二、三の事実を加えます。確認済みの事実と推測は分けます。役割、会社の優先順位、約束した紹介は含め、動機についての未確認の推測は入れません。
話題より先に約束を確認する
自分が約束したことと相手がすると言ったことを先に確認します。遅れた約束は会議の空気を変えるため、ブリーフの上部に置きます。未回答の質問、進行中の紹介、フィードバック待ちの資料も有用です。
- 自分の未完了の約束
- 相手の約束
- 未解決の質問
- 前回からの関連する変化
理解を更新する質問を準備する
強い質問は古い文脈がまだ正しいかを確認します。優先質問は三つで十分です。エージェントは候補を集められますが、事実確認と何を話すかの判断は人が行います。
五つの会議ブリーフ
- 目的: この会議はどの意思決定や関係の成果を支える？
- 文脈: どこで会い、前回から何が変わった？
- 約束: 自分と相手がすること、残っていることは？
- 質問: 理解を更新する三つの質問は？
- 次の行動: 会話が確認できたら何が役立つ？
よくある質問
会議ブリーフはどのくらいの長さがよいですか？
一画面、または約200〜400語に収めます。数分で見直せ、会話を変える文脈だけを含めるべきです。
AI Agentは会議準備で何をしますか？
最近のメモを取り出し、未解決の約束を要約し、質問候補を提案できます。事実確認、触れる内容、会議の目的は人が決めます。